漲姿勢!怎樣給導師寫一封得體的電子郵件?!

11-05 閱讀:20692 來源:轉載
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出國讀書,給教授寫郵件是每個留學生必須要經歷的事情。不論是預約教授時間,請教問題,表達感謝都學要通過郵件完成。一封得體的郵件既可以幫你達到目的還能為你在教授心中留下一個好的印象。那么,怎樣寫一封得體的郵件呢?筆者在此就一一為你解答。

出國讀書,給教授寫郵件是每個留學生必須要經歷的事情。不論是預約教授時間,請教問題,表達感謝都學要通過郵件完成。一封得體的郵件既可以幫你達到目的還能為你在教授心中留下一個好的印象。

可是一封得體的郵件絕沒有你想象中的那么容易,合適的稱呼,準確的用句,完美的語法以及正確的落款都需要得到同學們的注意,而這些好習慣的養成,也會有益于今后的職業生涯。那么,怎樣寫一封得體的郵件呢?筆者在此就一一為你解答。


如何稱呼教授


每位老師都有著不同的職稱,也就是”title”: "Assistant Professor," "Associate Professor," or "Professor," or “Lecturer”. 那么問題來了,你在寫稱呼時需要非常具體的寫出老師的title么?答案是個大大的否定。 

大多數的教授可并不希望,你用他的職稱來界定和描述他。老師的職稱并不重要,在你的郵件中表達出合適的尊重就會得到任何一個教授的贊賞。那么你該如何稱呼你的老師呢?

一般來說如果你用了這個公式就絕對沒有問題了。"Dear Professor Last-name.” 或者如果你確定老師有PhD學位,你也可以這樣寫:”Dear Dr Last-name”. 當然如果你的教授是女士,你也可以使用“Mrs." 或者”Ms.” . 需要強調的是前者只適合已婚女士,如果你并不確定她的婚姻狀況最好選擇后者。

千萬不要使用老師的姓,除非他要求你。即使是"Dear Jim Green" 在很多的重視禮貌的教授看來,也是非常不尊敬的稱呼。最后需要注意的是,一定要檢查名字是否拼寫正確,你可以不希望老師剛看到郵件就對你產生了不好的印象。

 

準確清晰的填寫郵件主題


教授們往往比較忙碌。如果你希望你的郵件能夠達到快速有效的交流,好的郵件主題就必不可少了。如果你之前沒有和郵件有過郵件往來,默認的方法就是:你的課程名稱,你的課程時間以及你的郵件主題。比如:”medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm,  Question about data collection for project”. 這就是一個非常清晰的郵件主題了。只看到郵件主題,教授就可以對你的郵件內容以及你的身份有了個較為清晰的認識。

永遠永遠不要發送一封沒有主題的郵件。

簡要禮貌的介紹發郵件的原因


包含兩點:

1、再次對自身情況進行介紹。如所學課程,課程時間等。

2、簡要介紹郵件原因。

例文如下:

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

如果你遇見到可能會有的問題

你可以提出一個解決的方案


在寫郵件的過程中,需要考慮到可能會發生的問題,并建議一個相對可行的解決方案。

例如:

Dear Professor Hanes,

This is XXX from you writing for media class on Tuesday 4pm-6pm. I’m sorry for missing class last Tuesday, I had a family emergency that I needed to attend to. I’m Hoping that you might be able to give me notes for the material that I missed.

If you are unable to give me notes for the material that I missed, is there another student in your class that you might be able to direct me to who could help instead?

 

避免中式思維


按照大多數中國學生的思維慣式,在向教授提問或者發出邀請時,開門見山往往顯得不太禮貌。我們的習慣是先繞繞有的沒的,再回到主題。或者,如果同時有幾個問題要提,中國學生也習慣于把最重要的問題放在最后一個而不是第一個。筆者就曾有過這樣的尷尬,同時發了三個問題,最后一個最重要的放在了最后,結果教授只回答了前兩個。在決定寫作結構和問題優先次序時,我們需要先考慮清楚一下兩個問題:

1、外國人習慣認為第一個就是最重要的,最后一個相反不是,否則也不會有last but not least 這樣的句子了;

2、教授的時間非常緊,他更期待看到一目了然的郵件。

所以下次寫郵件的時候,同學們千萬記住,開門見山,重點問題放第一,是非常有效率且不會不禮貌的行為。(當然還是不能忘了先進行自我介紹)

 

注意你的署名


屬下你的全名,包括first name 和last name. 此處需要注意的是,如果你的郵箱名稱也是你的姓名的話,請讓兩者保持一致。

對于大多數中國學生而言,你的學校郵箱往往是你的中文名字。而有的學生喜歡在郵件末尾署上自己的英語名,這點是不提倡的。保持兩者名字的一致,避免讓教授感到混亂。

反復檢查,避免錯誤


郵件發出去就是收不回的了,你可不想因為語法問題而給教授留下不好的印象。所以語法的檢查至關重要。多讀幾次,實在不行,就使用一些語法檢測軟件來避免錯誤。

當然,除了語法之外,語氣、郵件結構、目的是否清晰都需要反復確認。

 

在教授回復后

一定要再次回復


一旦教授回復郵件,一定要再次回復,表達感謝或已經收到郵件。一些固定的句式可以幫助你達到這個目的。

例如:

“Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it”

當然如果你的問題沒有在郵件中得到解決,那么可以繼續在郵件中與教授約定面談時間。

 

盡量使用校用郵件


每個學校都有用于內部溝通的郵件系統。使用校用郵件發送信息,可以避免郵件直接被丟進垃圾箱而沒有被教授查收。而且,使用校用郵件可以幫助教授了解你的信息,更有利于溝通交流

 

注意語言使用得體


要記住這是一封寫給教授的溝通郵件,而不是寫給朋友圈或者facebook上的評論。有三點一定要注意:

1、慎用表情符號:表情符號如:)或者:o等等。當然,筆者也遇到過教授的回信里有使用類似符號的。所以,表情符號不是不可以使用, 而是在摸清楚教授的喜好之后再決定是否使用。在不了解教授之前,你可不想因為用力過猛而適得其反。

2、不要使用縮寫。Facebook上的縮寫大致和國內的網絡語言一樣,大多流行于年輕人,且都不太正式。以下這段時筆者在請教教授如何寫采訪信時教授的回復,個人覺得非常能夠說明問題:

“While traditional manners seem to be slipping in the internet age, they are still appreciated by many people — and people are more likely to help you if you treat them with traditional good manners.”

由此可見,對于大多數的教授而言,他們還是非常看重好的禮貌的。

3、不要大寫

大寫單詞有提醒注意的作用。所以很多同學都喜歡在重要的地方采用大寫來突出重點。殊不知大寫是一種在郵件中表達憤怒或者其他強烈的感情的方式。沒有人喜歡喊叫的,而且這并不禮貌。

 

不要過分殷情


不禮貌的極端就是太禮貌,或者說有些殷情。在郵件中表現出禮貌和友好很重要,但是要適度,不要搞得像是在阿諛奉承。尊重教授的同時,也要尊重自己。不卑不亢方可得到對方的尊重。

其實寫郵件并不難,只要掌握了基本的規則,做到邏輯清晰,無語法毛病,目的明確,就能夠寫出一封得體的電子郵件。

 

最后附上一封例文,以供大家學習:

Subject:  COMM190: Advisor Request

Message:

Dear Dr. Jennings,

This is Cassandra Ingalls. I’m currently in your Communications 190 class, but I’ve taken additional classes of yours in the past, all of which have been very informative. Recently, I decided to switch my major to Communications, and I was hoping you might be willing to become my advisor. I realize that you must already have plenty of other students you are in charge of, but since your classes are part of the reason I decided to switch majors, I thought I would ask you first.

Please let me know at your earliest convenience if you would be willing to become my advisor.

Thank you very much,

Cassandra Ingalls

COMM190, Section 1

以上內容來自網絡

標簽: 哥倫比亞大學 紐約大學 杜克大學 發布于:2018-11-05 16:35 51offer編輯:beryl
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